Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе его исполнения

Введение 2

1. Маршрутизация движения документов 4

2. Маршрутные карты 7

3. Отслеживание движения документов на маршруте 9

4. Учет движения документов 14

5. Отличительные особенности оперативного хранения документов, 15

выполненных на различной материальной основе 15

Заключение 22

Список литературы 25

Основная задача документооборота – документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого процесса. Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности.

Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения. Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными. Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются. В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления.

В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.

Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, формировать документы по группам назначения и принципам подготовки и оформления. При всей необходимости и важности знания того, как составлять и оформлять документы, не менее значимым является умение организовать работу с ними на всех этапах прохождения документов от момента создания до реализации управленческого или иного действия. Проблема организации делопроизводства актуальна на современном этапе. Мы ежедневно сталкиваемся с документами и их неправильным оформлением, что приводит к многочисленным ошибкам.

Вопросы организации делопроизводства рассматривали такие авторы как: Быкова Т. А., Варламова Л. Н., Ларин М. В., Храмцовская Н. А., Янковая В. Ф., Кузнецов С. Л., Кондакова Н. и многие другие.

Цель работы – изучение особенностей организации оперативного хранения и поиска документов на этапе его исполнения.

Задачи:

1. Охарактеризовать маршрутизацию движения документов;

2. Выявить особенности маршрутных карт;

3. Определить отслеживание движения документов на маршруте;

4. Охарактеризовать учет движения документов;

5. Выявить отличительные особенности оперативного хранения документов выполненных на различной материальной основе.