Внедрение электронного документооборота на предприятие

Введение……………………………………………………………………... 3

1 Организационно-экономическая характеристика деятельности ООО «Лаборатория Технологической Одежды»……………………. 6

1.1 Общая характеристика предприятия и организационная структура управления …………………………………………………………….. 6

1.2 Описание ИТ на предприятии………………………………………… 9

1.3 SWOT – АНАЛИЗ ООО «Лаборатория Технологической Одежды 10

1.4 Определение ключевых проблем и пути их решения. Обоснование необходимости СЭД в ООО «Лаборатория Технологической Одежды»……………………………………………………………....... 11

2 Сравнительный анализ существующих систем электронного документооборота……………………………………………………... 14

2.1 Описание бизнес-процессов «как есть»……………………………… 14

2.2 Сравнение и выбор системы СЭД……………………………………. 24

2.3 Описание бизнес-процессов «как будет»……………………………. 33

3 Расчёт экономической эффективности внедрения СЭД в ООО «Лаборатория Технологической Одежды»……………..…………… 37

3.1 Расчет затрат на внедрение …………………………………………. 37

3.2 Расчет экономического эффекта от внедрения.……….…………….. 39

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………… 45

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………... 47

ПРИЛОЖЕНИЯ …………………………………………………………….. 49

Введение

Возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией важны для любой современной организации.

Когда дело доходит до автоматизации документооборота, многие программы, которые не имеют прямой связи с решаемой проблемой, текстовые редакторы, программы распознавания символов и системы электронной почты часто попадают в эту сферу. Однако все это не электронная система управления документами. Учитывая нынешнюю ситуацию в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота является чрезвычайно важной задачей.

Отсутствие оптимально структурированного документа и невозможность эффективно отслеживать движение и оформление документов приводят к снижению эффективности и увеличению ошибок.

Решение проблемы управления записями в современных условиях позволит сознательно формировать информационные ресурсы организаций, сокращать количество вводимых данных вручную, что дает выигрыш во времени и обеспечивает их эффективное функционирование.

Актуальность выпускной квалификационной работы: выбранная тема актуальна, так как известно, что организация работы с документами влияет на качество работы управленческого персонала, организацию и уровень работы административных работников. Исходя из этого, насколько профессионально поддерживается документация, зависит успех административной деятельности. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, обслуживание, заполнение, копирование и передачу документов.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

B качестве объекта исследования выбрано предприятие OOO «Лаборатория Технологической Одежды», занимающееся разработкой и изготовлением высокотехнологичных средств индивидуальной защиты (СИЗ) для производств и лабораторий.

Предметом исследования вопрос автоматизации документооборота на предприятии, внедрение программы «1С-Дoкумeнтooбoрoт».

Целью данной выпускной квалификационной работы является оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на реально существующем предприятии OOO «Лаборатория Технологической Одежды».

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

• изучение существующей системы документооборота ООО «Лаборатория Технологической Одежды»;

• обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота на предприятии;

• Выполнить анализ деятельности предприятия ООО «Лаборатория Технологической Одежды»;

• Исследовать общие проблемы внедрения систем документооборота и пути их решения;

• Выполнить внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «Лаборатория Технологической Одежды»;

• Выполнить расчет экономического эффекта от внедрения СЭД.

Объект, предмет, цель и задачи исследования определили структуру выпускной квалификационной работы.

Во введении показана актуальность проблемы, формулируется цель и задачи исследования, показывается практическая значимость работы.

B первой главе приведена общая характеристика предприятия, описание ИТ на предприятии, проведен SWOT AНAЛИЗ OOO «Лаборатория Технологической Одежды», обоснована необходимость СЭД в OOO «Лаборатория Технологической Одежды», определены ключевые проблемы и пути их решения.

Во второй главе описаны бизнес процессы и проведен сравнительный анализ существующих систем электронного документооборота.

B третьей главе произведен расчёт экономической эффективности внедрения СЭД.